گاهی اوقات در هنگام نگارش و نوشتن یک متن با اصطلاحات و کلماتی برخورد می‌کنیم که ممکن است فهم آن دشوار باشد و نیاز به توضحیح داشته باشد . در بسیاری از متن کتاب‌ها ، مجلات ، مقالات و پایان‌نامه‌ها با کلماتی مواجه می‌شویم که باید توضیح بیشتری در مورد آنها در پاورقی صفحه اعمال نماییم ، بدین معنا که گاهی این کلمات مخفف شده‌اند و کلمه‌ی کامل آن را در پاورقی می‌آوریم . در نرم افزار WordWord این ویژگی با نام‌های وEndnote ) در منوی Reference وجود دارد. برای اعمال این ویژگی‌ها ابتدا یک متن را در سند موجود تایپ می‌کنیم و کلمه یا کلماتی را که نیاز به ایجاد توضیح در پاورقی دارند را انتخاب می‌نماییم.
نماد پیش فرض برای درج انتهانویس حروف انگلیسی مانند i و ii و iiiو… می‌باشد که این موارد قابل تنظیم و تغییر هستند . ابتدا کلمه‌ی مورد نظر خود را انتخاب کنید یا مرورگر خود را در انتهای کلمه‌ی مورد نظر قرار دهید سپس از قسمت reference گزینه insert endnote را انتخاب کنید . سرانجام مشاهده خواهید کرد که در انتهای متن یک حرف کوچک i نمایش داده میشود. ضمنا میتوان سایز ، فونت ، رنگ ، اعداد ، حروف و توضیحات آنها را که نماد پاورقی و انتها نویس هستند را به شکل دلخواه تنظیم کرد.
فارسی سازی و راست چین کردن انتهانویس و خط جدا کننده آن
برای تغییر محل انتهانویس ” Endnote ” بر این اساس عمل می‌کنیم که ابتدا از منوی View گزینه Draft را انتخاب کرده و سپس اعداد یا حروف پاورقی و انتها نویس موجود در بالای کلمات را های لایت کرده و دوبار روی آن کلیلک می‌کنیم تا بخش جدیدی در پایین صفحه ایجاد شود. با توجه به بخش انتخابی پاورقی یا انتهانویس تنظیمات برای همان بخش فعال میشود. از این بخش میتوان گزینه Endnotes Separator را انتخاب کرد و سپس با فشردن کلیدهای Ctrl+L برای چپ چین و Ctrl+r برای راست چین و یا از منوی Home تنظیمات چپ چین و راست چین را بروی خط اعمال کرد. همچنین بر روی توضیحات نیز میتوان تنظیمات را از همین بخش اعمال کرد و دوباره از منوی View گزینه Print Layout را انتخاب می‌کنیم.
تفاوت پاورقی و انتهانویس
معمولا پاورقی در آخر صفحه‌ی سند اعمال میشود و انتهانویس در پایان متن اعمال میشود که از پاورقی کمی طولانی‌تر است . با فشردن کشوی بخش Footnotes میتوان پنجره تنظیمات بخش Footnote & Endnote را باز کرد و تنظیمات دلخواه را اعمال نمایید. اولین بخش این کادر مشخص میکند که پاورقی در کدام قسمت قرار گیرد. گزینه‌ی Bootom of Page در پایین صفحه که معمولا رایج و مورد استفاده هست قرار می‌گیرد و گزینه Below Text در زیر متن می‌باشد که معمولا رایج نمی‌باشد. درج محل انتها نویس در سند نیز دارای دو گزینه هست ، گزینه‌ی End of section در انتهای هر بخش و گزینه‌ی End of document در انتهای هر سند .
با فشردن گزینه Convert پنجره کوچکی شامل سه گزینه باز میشود:
- گزینه‌ی Convert Footnotes to Endnotes که تمام پاورقی‌ها را به انتها نویس تبدیل میکند.
- گزینه Convert Endnotes to Footnotes که تمام انتهانویس ها را به پاورقی‌ها تبدیل می کند.
- گزینه Swap Footnotes and Endnotes که این گزینه هم پاورقی‌ها را به انتها نویس و انتها نویس ها را به پاورقی تبدیل میکند
این نکته را به‌خاطر داشته باشید که اگر تصمیم دارید از پاورقی ها برای اشاره به اطلاعات تکمیلی استفاده کنید تعداد پاورقی‌ها و دیدگاه خواننده را هم مدنظر داشته باشید . چرا که استفاده بیش‌از حد از پاورقی باعث بهم‌ریختگی صفحه میشود و بدانید که برای خواننده چه چیزی راحت‌تر است ؟
“Format” فرمت ؟
بخش بعدی گزینه Footnotes Layout می‌باشد که خود شامل بخشی به اسم Columns است و میتوانید فرمت های مختلف را با توجه به گزینه‌های انتخابی در بخش‌های مختلف سند مشاهده کنید .
در قسمت Number of format ، میتوان روش‌های مختلف شماره گذاری را با توجه به روش‌های موجود انتخاب نمود.
در بخش Custom mark نیز میتوان به جای روش‌های موجود جهت شماره گذاری از نماد‌های Symbol استفاده کرد. Start at مرحله بعدی هست که میتوان گام شروع شماره گذاری اعداد یا حروف را مشخص کرد.
گزینه‌ی Numbering هست که شامل دو گزینه می باشد.
با انتخاب‌گزینه‌ی Continuous هم شماره گذاری در تمام سند پشت سرم هم خواهد بود و با استفاده از مورد Restart each section میتوانید در هر بخش شماره گذاری را از ابتدا آغاز کنید.
در اخرین بخش هم با نام Apply to changes مشخص می‌کنیم که این تغییرات فقط در یک Section اعمال گردد یا در کل سند موجود اعمال شود.
